Tietotosuojaseloste- jäsenrekisteri

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Akavan sairaanhoitajat ja Taja ry, Akavas sjukskötare och Taja rf

Y-tunnus 0222465-7

Rautatieläisenkatu 6, 00520 Helsinki

+358 44 587 8797

Yhteyshenkilö

Riikka Airaksinen

toimisto@taja.fi

Rekisterin nimi

Akavan sairaanhoitajat ja Taja ry:n jäsenrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Akavan sairaanhoitajat ja Taja - Akavas sjukskötare och Taja :n jäsenten jäsenyysasioiden ja edunvalvonnan hoitaminen, jäsenmaksujen laskutus ja jäsenpalveluihin liittyvä tiedottaminen. Yhdistyslaki (503/1989) velvoittaa ylläpitämään jäsenluetteloa.

Jäsenrekisteri

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten, yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden, yhdyshenkilöiden sekä luottamushenkilöiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Jäsenrekisteriin kerätään ja siellä käsitellään vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toiminnan harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenen suostumuksella.

Rekisterin sisältämät tietotyypit

Jäsenrekisterin tietosisällöt

  • Sukunimi
  • Etunimi
  • Henkilötunnus
  • Postiosoite
  • Sähköpostiosoitteet
  • Puhelinnumerot
  • Jäsenyyden alkamispäivämäärä
  • Jäsenlaji
  • Jäsennumero
  • Äidinkieli
  • Jäsenmaksutiedot
  • Markkinointikiellot
  • Työpaikkatiedot (työnantaja ja tämän yhteystiedot) ja tieto mahdollisesta työehtosopimuksesta, jota työsuhteessa noudatetaan
  • Tieto työttömyyskassan jäsenyydestä
  • Koulutustiedot
  • Tieto luottamustehtävistä liitossa

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot on saatu pääsääntöisesti jäsenten itsensä ilmoittamina. Tietoja kerätään sekä sähköisen että postitettavan jäsenhakemuslomakkeen välityksellä. Yhteystietoja päivitetään automaattisesti Postin osoitepalvelun kautta. Jäsenillä on mahdollisuus itse hallinnoida perustietojaan jäsenrekisterin verkkopalvelun (eAsiointi) kautta. Palveluun kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Omia jäsentietoja on mahdollista täydentää ja päivittää myös ottamalla yhteyttä liiton toimistoon puhelimitse, sähköpostitse tai kirjeitse. Sähköpostiliikenteessä käytetään suojattua yhteyttä silloin, kun viestit sisältävät luottamuksesllista tietoa.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Jäsenten tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten, toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenmenettelyä varten.

Tietoja voidaan luovuttaa myös Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erko:lle kassaan liittyneiden jäsenten osalta, neuvottelujärjestöille ja luottamusmiehille ja muille henkilöstön edustajille edustettavien tunnistamiseksi ja edunvalvonnan hoitamiseksi, vakuutusyhtiöille jäsenyyden todistamiseksi jäsenyyden perusteella voimassaolevaan vakuutukseen liittyvän vakuutustapahtuman käsittelyn yhteydessä. Tietoja voidaan luovuttaa myös jäsenen suostumukselle liiton yhteistyökumppaneille jäsenetujen tarjoamista varten.

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

A Manuaalinen aineisto

Jäsenyyteen liittyvät, paperisena saapuvat asiakirjat varastoidaan lukittuun arkistoon, jonne on pääsyoikeus vain muutamalla nimetyllä henkilöllä. Asiakirjat, joita ei edellytetä säilytettäviksi, viedään tietoturvasäiliöön asianmukaisesti tuhottavaksi. Jäsenyyteen liittymättömät asiakirjat joko palautetaan lähettäjälle tai hävitetään tuhoamalla.

B ICT-ratkaisuilla käsiteltävät tiedot

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään organisaation tietojärjestelmissä, jos käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnuksen ja salasanat. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin jäsen on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Profilointi

Rekisterin henkilötietoihin ei yleisesti tehdä profilointia, ellei poikkeuksellisesti erikseen tapauskohtaisesti sovita jäsenen kanssa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle, yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Riikka Airaksinen osoitteeseen toimisto@taja.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Akavan sairaanhoitajat ja Taja ry

Riikka Airaksinen

Rautatieläisenkatu 6

00520  Helsinki

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.